Periyodik raf kontrolü raporu, raf sistemlerinin mevcut durumunu belgeleyen, tespit edilen sorunları sınıflandıran ve düzeltici faaliyetleri yönlendiren kritik bir dokümandır. Bu rapor, hem yasal zorunlulukların yerine getirildiğinin kanıtı hem de depo güvenliğinin sürdürülmesi için bir yol haritasıdır. Bu rehberde, periyodik raf kontrolü raporunun içeriğini ve rapor sonrası yapılması gerekenleri detaylı olarak inceleyeceğiz.

Periyodik Raf Kontrolü Raporu Neden Önemlidir?

Periyodik raf kontrolü raporu, birden fazla kritik amaca hizmet eder:

Yasal ve Düzenleyici Gereksinimler:

  • İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gereği yasal zorunluluk
  • İş Müfettişliği denetimlerinde talep edilen belge
  • Sigorta şirketleri için gerekli dokümantasyon
  • İş kazası durumunda sorumluluk kanıtı

Operasyonel Faydalar:

  • Bakım ve onarım planlaması için veri kaynağı
  • Bütçe tahsisi için somut bilgi
  • Zaman içinde raf durumunun izlenmesi
  • Yatırım kararları için objektif değerlendirme

Periyodik Raf Kontrolü Raporu İçeriği: Zorunlu Bölümler

1. Rapor Başlık ve Kimlik Bilgileri

Periyodik raf kontrolü raporu kapak sayfasında bulunması gerekenler:

  • Rapor başlığı: “Periyodik Raf Kontrolü Raporu”
  • Rapor numarası ve tarihi: Benzersiz referans numarası
  • Tesis bilgileri: İşletme adı, adres, iletişim
  • Kontrol tarihi: Denetimin yapıldığı tarih
  • Denetçi bilgileri: Ad, unvan, sertifika numarası
  • Firma bilgileri: Denetim yapan kuruluş

2. Yönetici Özeti (Executive Summary)

Raporun ilk sayfasında yer alan özet bölüm:

  • Kontrol kapsamının kısa açıklaması
  • Genel değerlendirme ve sonuç
  • Kritik bulguların özeti
  • Acil müdahale gerektiren durumlar
  • Genel risk seviyesi değerlendirmesi

3. Kontrol Kapsamı ve Metodoloji

Periyodik raf kontrolü raporunda kapsam tanımı:

  • Kontrol edilen raf sistemlerinin tanımı (tip, miktar, lokasyon)
  • Kullanılan standartlar (TS EN 15635, SEMA, FEM)
  • Uygulanan kontrol yöntemleri
  • Kullanılan ölçüm aletleri
  • Kapsam dışı bırakılan alanlar (varsa)

4. Raf Sistemi Teknik Bilgileri

Denetlenen raf sistemlerinin detaylı tanımı:

  • Raf tipi (paletli, kantilever, mobil, vb.)
  • Üretici firma ve model bilgisi
  • Kurulum tarihi ve yaşı
  • Raf boyutları (yükseklik, derinlik, açıklık)
  • Seviye sayısı ve konfigürasyon
  • Toplam raf kapasitesi ve mevcut yük durumu
  • Statik analiz raporu referansı

5. Kontrol Bulguları ve Tespitler

Periyodik raf kontrolü raporunun en kritik bölümü:

Bulgular için Standart Format:

Her bulgu için aşağıdaki bilgiler verilmelidir:

  • Bulgu numarası: Referans için benzersiz numara
  • Lokasyon: Koridor, sıra, seviye bilgisi
  • Hasar tipi: Çarpma, eğilme, korozyon, vb.
  • Detaylı açıklama: Hasarın niteliği ve boyutu
  • Risk seviyesi: Yeşil/Sarı/Kırmızı sınıflandırma
  • Fotoğraf referansı: Görsel dokümantasyon
  • Ölçüm değerleri: Deformasyon miktarı, sapma, vb.

Risk Sınıflandırması:

  • Yeşil Risk (Düşük): İzleme gerekli, acil değil
  • Sarı Risk (Orta): 1-3 ay içinde onarım önerilir
  • Kırmızı Risk (Yüksek): Derhal müdahale gerekli, kullanım dışı

6. Fotoğraf Dokümantasyonu

Görsel kanıtlar için gereksinimler:

  • Her kritik bulgu için en az 2 fotoğraf (genel ve yakın çekim)
  • Fotoğraflarda lokasyon ve ölçek referansı
  • Tarih damgalı görüntüler
  • Hasar öncesi/sonrası karşılaştırma (varsa)
  • Genel depo ve raf sistemi görünümü

7. Öneriler ve Düzeltici Faaliyetler

Periyodik raf kontrolü raporunda her bulgu için öneriler:

  • Önerilen düzeltici faaliyet (onarım, değiştirme, güçlendirme)
  • Öncelik sıralaması (acil, kısa vade, orta vade)
  • Tahmini süre ve kaynak gereksinimleri
  • Geçici güvenlik önlemleri
  • Yedek parça ihtiyaçları

8. Sonuç ve Genel Değerlendirme

Raporun sonuç bölümü:

  • Raf sistemlerinin genel durumu özeti
  • Yasal standartlara uygunluk değerlendirmesi
  • Genel risk seviyesi
  • Bir sonraki kontrol tarihi önerisi
  • Uzun vadeli öneriler ve iyileştirmeler

9. Ekler ve Referanslar

  • Detaylı kontrol listeleri
  • Ölçüm verileri tabloları
  • Raf yerleşim planları
  • Önceki kontrol raporları karşılaştırması
  • İlgili standart ve yönetmelik referansları

10. Onay ve İmzalar

Periyodik raf kontrolü raporu geçerliliği için zorunlu:

  • Yetkili mühendis adı, unvanı ve imzası
  • Mühendis mührü ve sicil numarası
  • Denetim firması kaşesi
  • Rapor tarihi
  • Tesis yetkilisi alındı onayı (isteğe bağlı)

Periyodik Raf Kontrolü Raporu Sonrası Yapılacaklar

Adım 1: Rapor İncelemesi ve Değerlendirme (1-2 Gün)

Rapor teslim edildikten sonra ilk yapılması gerekenler:

  • Yönetim ekibi ile rapor değerlendirme toplantısı
  • Kritik bulguların (kırmızı risk) acil gözden geçirilmesi
  • Sorumlulukların ve görev dağılımının belirlenmesi
  • Bütçe ve kaynak ihtiyacının tespiti

Adım 2: Acil Müdahale (Derhal – 24 Saat İçinde)

Periyodik raf kontrolü raporunda kırmızı risk bulguları için:

  • Derhal kullanım dışı bırakma: Hasarlı rafların işaretlenmesi ve boşaltılması
  • Güvenlik bariyerleri: Tehlikeli alanların çevrelenmesi
  • Personel bilgilendirme: Tüm çalışanların uyarılması
  • Acil onarım planı: Yetkili firma ile koordinasyon
  • Alternatif depolama: Geçici çözümlerin devreye alınması

Adım 3: Kısa Vadeli Düzeltici Faaliyetler (1-4 Hafta)

Sarı risk bulguları için eylem planı:

  • Onarım ve yedek parça temini
  • Yetkili montaj ekibi koordinasyonu
  • Onarım çalışmalarının planlanması
  • Geçici kapasite azaltma önlemleri
  • İlerleme takibi ve dokümantasyon

Adım 4: Orta Vadeli İyileştirmeler (1-3 Ay)

Yeşil risk bulguları ve genel iyileştirmeler:

  • Planlı bakım programının oluşturulması
  • Personel eğitim programlarının düzenlenmesi
  • Kolon koruyucuları ve güvenlik ekipmanları montajı
  • Yük kapasitesi etiketlerinin yenilenmesi
  • İç kontrol prosedürlerinin güncellenmesi

Adım 5: Onarım Sonrası Kontrol ve Onay

Periyodik raf kontrolü raporu önerileri uygulandıktan sonra:

  • Onarımların kalite kontrolü
  • Yetkili mühendis tarafından onay
  • Onarım dokümantasyonu ve fotoğraflama
  • Kapasite etiketlerinin güncellenmesi
  • Raf sisteminin tekrar kullanıma açılması

Adım 6: Takip ve Dokümantasyon

Sürekli iyileştirme için gerekli adımlar:

  • Tüm onarım ve değişikliklerin kaydedilmesi
  • Rapor arşivlenmesi (minimum 10 yıl)
  • Bir sonraki kontrol tarihinin planlanması
  • İç denetim prosedürlerinin uygulanması
  • Performans metriklerinin izlenmesi

Rapor Yönetimi ve Arşivleme

Dokümantasyon Gereksinimleri:

  • Saklama süresi: Minimum 10 yıl (yasal gereksinim)
  • Dijital ve fiziksel kopya: Her iki formatta arşivleme
  • Erişilebilirlik: Yetkili personelin kolay erişimi
  • Yedekleme: Düzenli veri yedekleme

Rapor Paylaşımı:

  • Tesis yönetimi ve güvenlik sorumlusu
  • İş güvenliği uzmanı
  • Bakım ve onarım ekibi
  • Sigorta şirketi (talep halinde)
  • İş Müfettişliği (denetim sırasında)

Yaygın Hatalar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Rapor Sonrası Sık Yapılan Hatalar:

  • Raporu sadece arşivlemek, önerileri uygulamama
  • Kırmızı risk bulgularını ertelemek
  • Geçici çözümleri kalıcı olarak kullanmak
  • Onarım sonrası kontrol yaptırmamak
  • Personeli bilgilendirmemek

Başarılı Uygulama İçin Öneriler:

  • Rapor önerilerini eylem planına dönüştürün
  • Sorumlulukları net olarak atayın
  • İlerlemeyi düzenli olarak takip edin
  • Bütçe ayırın ve önceliklendirin
  • Tüm paydaşları sürece dahil edin

Sonuç ve Öneriler

Periyodik raf kontrolü raporu, sadece bir belge değil, depo güvenliğinin sürdürülmesi için bir yol haritasıdır. Raporun değeri, içeriğinden çok, rapor sonrası alınan aksiyonlarla belirlenir.

Başarılı rapor yönetimi için:

  • Raporu ciddiye alın ve acil bulguları derhal ele alın
  • Tüm önerileri sistematik olarak uygulayın
  • Dokümantasyonu eksiksiz tutun
  • Sürekli iyileştirme kültürü oluşturun
  • Bir sonraki kontrolü planlayın ve aksatmayın

Arbikon Yapı olarak, detaylı ve uygulanabilir periyodik raf kontrolü raporu hazırlama ve uygulama desteği hizmetleri sunuyoruz. Raporlama, onarım ve takip süreçlerinde profesyonel destek için bizimle iletişime geçin!